Invertir tiempo en  una reunión y salir de ella con la sensación de no haber conseguido nada productivo puede ser muy frustrante. De hecho, todos conocemos a personas de diferentes ámbitos que siguen siendo muy “incrédulas” en cuánto a la utilidad de reunirse.

Sin embargo, yo sí soy de la opinión que una reunión bien enfocada puede dar para mucho. Hoy te cuento algunas de las consideraciones que tenemos en cuenta para que tus reuniones no sean cómo cuando estás en la casilla de salida del parchís y no consigues sacar ese 5 que te ponga en movimiento. Verás que aunque muchas son el “a b c” de las reuniones, también añadiré otras ideas que son fruto de nuestra experiencia diaria, y que sin duda también nos están ayudando a aumentar la efectividad de nuestras reuniones.

 

Preparar a conciencia el orden del día

La experiencia nos ha demostrado que la clave está en tener muy claro de qué queremos hablar y a qué conclusiones/ soluciones debemos llegar tras la reunión. Para ello, siempre llevamos anotados todos aquellos temas que es importante que tratemos. Un orden del día, sintético pero completo, es la clave. De otro modo, aumentan las posibilidades de “irnos por las ramas” y olvidarnos de algo. Así que ya sabes ¡Pon orden y claridad a tu reunión!

 

Asignar un moderador de la reunión

Cuántas más personas formemos parte de  una reunión, más complicado se hace que nos podamos “coordinar” de una manera efectiva. Por ello, hemos comprobado en primera persona que lo más idóneo es que siempre haya un moderador que lleve “la voz cantante”. Será, entre otras cuestiones, el/la encargado/a de marcar los tiempos durante la reunión y de elaborar el orden del día. En aquellos equipos en los que no hay un mando superior directo, este rol lo puede ir asumiendo todo el mundo de forma sucesiva o según el expertise que se vaya a tratar.

 

Establecer una agenda sin sorpresas

De cara a considerar cuánto tiempo nos va llevar hacer la reunión, es importante que el orden del día esté consensuado con antelación con el resto del equipo. Nosotros lo que hacemos es que el moderador la envíe al equipo al menos un día antes de celebrarse la reunión, dándonos la posibilidad de añadir o modificar aquello que consideremos. Sólo así estableceremos un orden del día y una agenda sin sorpresas, que no se de a improvisaciones del último momento y en la que tengamos que ir añadiendo remiendos.

Particularmente, esto también nos permite llegar a la reunión con todo preparado, pudiendo aportar aquella documentación necesaria. Además, al no tratarse de un contenido “sorpresa” podremos tener un enfoque claro sobre la que va a ser nuestra aportación a cada cuestión.

 

Respetar el tiempo agendado

Todos los que estamos habituados a hacer reuniones sabemos que es muy fácil que su duración se extienda. A la hora de poner en común los temas es habitual que entremos en debates y rodeos que pueden alargar con creces el tiempo que habíamos estimado. En la medida de lo posible, es muy importante que todos los convocados seamos conscientes de la importancia que tiene saber respetar el tiempo. Sólo así evitaremos echarnos las manos a la cabeza una vez salgamos de la misma y echemos la vista al reloj.

 

“El expositor debe ser capaz de identificar cuándo la discusión se está desviando a otro punto, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se está conversando no es el punto, y así volver al eje”. Darío Brieba

 

Establecer deadlines para las tareas

¿Y para cuándo lo necesitamos? Esa es la pregunta con la que cerramos siempre cada tarea de la que hablamos. No establecer una fecha es el primer paso para que ese trabajo acabe perdiéndose en el “limbo” de las tareas que no se han materializado o que tardan más de la cuenta. Personalmente, creo 100% en los deadlines como la mejor forma de establecer prioridades de trabajo y calendarizar las tareas.

 

Asignar responsables

En Interlang también creemos que en una reunión es fundamental establecer de inmediato quién será el/la responsable de llevar a cabo un determinado trabajo. El “ya lo veremos” sólo servirá para prolongar en el tiempo una decisión clave ¿Quién se encarga y para cuándo es factible?

En nuestro caso muchas reuniones son horizontales, sin presencia de la dirección, por lo que somos nosotros mismos los que, analizando nuestra carga de trabajo, determinamos los responsables de cada cosa.

Para esto es importante que el equipo esté muy bien sincronizado, de manera que cada uno de nosotros también sepa qué ocupa a cada quién en cada momento. Sin duda, valores como la empatía y el compañerismo ayudan mucho a que esta misión de asignar responsables se haga de una forma natural.

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Hacer el acta de la reunión

Tan fundamental es llevarnos un guión de temas a la reunión como el hecho de tomar muy buena nota de todas las conclusiones y procesos. En nuestro caso, antes de iniciar la reunión determinamos quién será el responsable de elaborar el acta de la reunión. De esta forma, aunque todos solemos tomar notas, esa persona será la responsable de anotar al detalle todo lo hablado y compartirlo preferiblemente en el propio día. Este documento, en PDF o Word, lo nombramos siempre con la fecha. Esto nos permite tener todas las actas ordenadas cronologicamente y listas para ser revisadas en cualquier momento.

 

Un toque de humor

Cada día tenemos más claro que cuánto más positivos somos más efectivos. Tener un buen ambiente con el resto de nuestros compañeros y poder trasladarlo a las reuniones, también nos ayuda a hacerlas más llevaderas, distendidas y tranquilas.

 

Horarios

Aunque este aspecto dependerá mucho de cada empresa y departamento. Lo cierto es que en nuestro caso hay una cierta tendencia para organizar las reuniones bien a primera hora del día, justo antes de comer o justo después de comer. Esto nos permite “anclarlas” de una forma puntual, maximizando el resto del tiempo.

 

¿Qué otros aspectos tenéis en cuenta en vuestro equipo para que las reuniones sean lo más provechosas posibles? No dudes en comentárnoslos y/o decirnos qué te ha parecido este post.

 

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