En Interlang, la propuesta de mejoras se ha convertido ya en un tópico desde que, hace un año y medio atrás, nos embarcáramos en este proceso de reconstrucción en el que estamos inmersos. Y es que en todas (o casi todas) las periódicas reuniones que tenemos, nos animan a proponer mejoras para agilizar los procesos o, incluso, nuestras condiciones.

¿Se necesita una papelera más grande para el baño? ¿Una plataforma de gestión rápida y eficaz? ¡Pues sí! Aquí hay cabida para cualquier mejora.

El verano pasado mi compañera Andrea y yo (Andrea también) nos preguntamos cómo podíamos mejorar uno de los departamentos en el que ambas trabajamos y, tras una formación “hiperútil”, a la par interesante, nos dispusimos a elaborar una video-propuesta para presentarla a la dirección de Interlang.

Te pongo un poco en antecedentes… El Grupo (ese ente al que todos hacemos referencia como supraempresa a la que pertenecemos) decidió estandarizar sistemas implantando Office 365 en todos los equipos y, como no podía ser de otra manera, se organizó una formación para explorar las posibilidades de este servicio y enseñarnos las herramientas que ponían a nuestra disposición.

Pues bien, en el equipo Ax2 (Andrea y Andrea) nos dispusimos a sacar partido a esa formación y confeccionamos una propuesta para mejorar el departamento utilizando las posibilidades que ofrece Office 365. ¿Y cómo lo hicimos? En vídeo, sí. Pero ese video lo realizamos con unos de los programas que descubrimos en la formación de Office 365. ¡Qué aplicadas somos!

Parece que la propuesta encajó bien y, en los meses siguientes, comenzamos a implementar gradualmente el nuevo proceso de trabajo. Y no tan gradualmente cuando uno de los clientes del departamento quiso también utilizar los programas de Office 365 para agilizar los trámites y evitar las interminables secuencias de envío de correos electrónicos.

Et voilà! Conseguimos alinearnos todos (equipo, gestoras y clientes) en el uso de los mismos programas.

¿Cómo hemos mejorado nuestro proceso de gestión? Te lo resumo en 3 puntos clave:

Ubicuidad

A nivel interno, podemos gestionar este departamento desde cualquier lugar con el único requerimiento de tener conexión a internet (vamos, que lo podemos hacer todo a través del móvil también).

Colaboración

Manejamos información compartida con cada uno de los agentes interesados, anulando cualquier riesgo de duplicación. Varias personas pueden modificar un mismo documento verificando en tiempo real los cambios que los demás realizan.

Agilidad

Hemos acelerado cada uno de los procesos organizativos del departamento: asignación de trabajos, facturación…

Así que, lo que podría haberse visto como una pérdida de tiempo (¡con todo lo que había que hacer!) al vernos grabar un vídeo utilizando la pantalla compartida de Skype empresarial (para mostrar cómo quedaría la organización y cómo serían los accesos de cada uno de los perfiles), fue realmente una inversión; una reconversión de procesos.

La crisis suele ser el comienzo de una auténtica mejora. Hay que quitar lo viejo para que lo nuevo y mejor pueda llegar.

Robin Sharma

Y tú, ¿has mejorado procedimientos en tu puesto de trabajo utilizando nuevas herramientas? No te olvides de contárnoslo:

My tip for today

Las nuevas herramientas digitales diversifican los procesos de gestión e incorporan mejoras cuantitativas y cualitativas en los puestos de trabajo. Llevar a cabo, al menos, una propuesta de mejora al año puede transformar significativamente largos y anticuados métodos. Te animamos a probarlo ????

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