Técnicas para mejorar nuestra productividad

 

Te lo habrás preguntado cientos de veces ¿Qué está en mi mano para poder mejorar mi productividad o la de mi equipo? Pero esta pregunta no tiene una única repuesta. Lo cierto es que mejorar la productividad de uno mismo, o de un equipo, depende de múltiples y diversos factores. Aunque toda solución adecuada, sean cual sean nuestras debilidades y carencias, no llegará sin un buen análisis previo de la situación.

Tómate unas horas para replantearte toda la metodología de trabajo y, sobre todo, no temas los cambios. Siempre es más fácil seguir por el camino marcado, pero sólo replanteándote ciertos hábitos podrás avanzar y mejorar.

Por ello, en nuestro Post de hoy te invitamos a repasar algunas de las ideas que hemos aplicado en Interlang y que nos han ayudado a mejorar “casilla a casilla”. Se trata de un recopilatorio de algunas de las técnicas que ya os hemos ido avanzando y contando en nuestro Blog. ¡Empezamos el repaso!

 

Mejora la productividad con buenas dosis de motivación

Como ya te contamos en varias ocasiones, para nosotros cuidar la motivación se ha convertido en algo fundamental. Después de 30 años de trayectoria, Interlang vivió un importante relevo generacional, algo que implicó numerosos cambios de escenario. Además de los relativos a la dirección, pasamos a formar parte de una familia numerosa (el Grupo Herencia), nos mudamos de oficina y aprendimos a empezar de 0 en muchos aspectos. Dicho esto, se hacía necesario “engancharnos” al cambio y motivarnos.

Una motivación que trabajamos cuidando aspectos como:

  • La flexibilidad horaria. Un nuevo horario nos permite disfrutar de tardes libres todos los viernes. Además de implementar la jornada intensiva en verano, saliendo a las 15 horas durante todo el período estival.
  • Comodidad en el puesto de trabajo. Se optó por crear un espacio diáfano, sin apenas salas y con despachos acristalados.
  • Ajustes en las competencias profesionales. Vivimos cambios en nuestras funciones, las cuales se adecuaron a las habilidades y las competencias de cada uno; algo que resultó especialmente motivador.
  • Feedback del buen trabajo. Lograr las metas establecidas implica un esfuerzo que puede llegar a ser muy satisfactorio en el momento en el que es reconocido.

 

Haz que tus reuniones sean efectivas

Bien enfocadas, las reuniones pueden ser muy productivas para los equipos. Pero para lograrlo ¡No improvises! Si no quieres frustrarte con más reuniones que te hacen perder el tiempo, planifícalas y dales el enfoque adecuado.

Estos pasos te ayudarán a ti y a tus compañeros:

  • Preparad una buena orden del día donde tengas muy claro de qué quieres hablar y a qué conclusiones se deben llegar tras la reunión.
  • Aseguraros de que hay un moderador que lleve la “la voz cantante”. Será el/la encargado/a de marcar los tiempos y coordinar el diálogo de una forma efectiva.
  • Respetad el tiempo asignado a la hora de poner en común los temas. Sólo así evitaréis rodeos.
  • Establecer deadlines para las tareas. No establecer una fecha es el primer paso para que ese trabajo acabe perdiéndose en el “limbo” de las tareas incompletas.
  • Asignar responsables de las tareas. En una reunión horizontal, sin presencia de la dirección, se hace necesario que nosotros mismos analicemos nuestra carga de trabajo y determinemos quién se encarga de cada cosa.
  • Haced un acta de la reunión ¡Fundamental! Tomad buena nota de todas las conclusiones y procesos que deberéis llevar a cabo. Además, nombrar el acta con la fecha os permitirá guardarlas cronológicamente y localizarlas sin problema.

 

Gestión de prioridades

Priorizar es básico a la hora de sentirnos productivos y no caer en la frustración constante. Desde luego, no es fácil; muchas veces debemos hacer un gran esfuerzo por mantenernos optimistas y gestionar nuestro trabajo con cabeza y tranquilidad.

Aquí os dejamos algunos de los trucos que nos ayudan a gestionar las prioridades:

  • Tener siempre a mano una lista de tareas calendarizadas. Debemos tomarnos un tiempo para determinar qué es lo que no puede esperar a mañana y lo que sí.
  • Incorporar la flexibilidad en el día a día. En muchas ocasiones debemos “colar” tareas que no nos habíamos planteado al principio del día. Esto no debe asustarnos, siempre y cuando tengamos claro que se trata de cuestiones que no pueden esperar.
  • Evitar dejar tareas a medio hacer. Una tarea completada vale oro. En la medida de lo posible, debemos intentar cambiar de una prioridad a otra habiendo completado lo que teníamos en proceso.
  • Visibilizar el estado de las tareas comunes dentro de un equipo. Si formas parte de un equipo, ayúdate de herramientas con las que tú y tus compañeros podáis visibilizar el estado de vuestra carga de trabajo. Evitaréis cuellos de botella y optimizaréis el tiempo del equipo.

 

Metas a corto plazo

De nuevo insistimos en que para nosotros ha sido muy relevante darnos cuenta de la importancia de establecer metas y objetivos a corto plazo. Si dichos objetivos son realistas y alcanzables se evita la desilusión en el equipo y se genera la productividad necesaria para poder seguir avanzando. Poco a poco. Eso sí, lo hemos aprendido por la vía lenta. Al principio del año se había definido un objetivo de crecimiento del 35% en facturación que tuvo que ser revisado y redefinido a los 3 meses.

 

 

Hacer equipo compartiendo logros

Como seres sociables, en equipo rendimos mejor. Pero esto se cumple siempre y cuando el equipo funcione y esté unido. En su día os contamos algunas iniciativas que llevamos a cabo en nuestro Grupo para forjar esos lazos entre empresas y entre compañeros. Resulta muy inspirador que los logros de nuestros compañeros sean asumidos como logros comunes, logros del conjunto.

Un ejemplo de iniciativa que aplicamos en nuestro día a día para hacer equipo, es la iniciativa de la campana. Uno de los equipos comerciales del Grupo Herencia la hace sonar cada vez que se completa una venta, compartiendo el logro y la satisfacción con los diferentes departamentos, todos ellos igual de imprescindibles.

Del mismo modo, hace meses que pusimos en marcha una newsletter mensual interna orientada precisamente a la difusión de los logros alcanzados en el mes. Esta comunicación nos permite estar conectados y conocer rápidamente todas las novedades que han ido surgiendo a nuestro alrededor en las últimas semanas.

 

My tip for today

Miremos a donde miremos, siempre hay aspectos que podemos implementar y que de un modo u otro nos ayudarán a mejorar nuestra productividad. Por ello, en general, no debemos tener miedo a los cambios; si bien no todos tienen que acabar funcionando, es imprescindible seguir probando y preguntándonos a nosotros mismos si podemos hacer algo por seguir por el buen camino.