Cómo gestionar las prioridades para evitar la frustración

La sensación de no avanzar cuando estamos en el trabajo puede resultar tan frustrante como paralizante. El tiempo vuela y las tareas se amontonan; nos lo recuerdan todos esos correos electrónicos que se nos acumulan sin contestar en la bandeja de entrada y todas esas llamadas que todavía no hemos podido realizar. Entonces la frustración nos alcanza. Nuestra actitud se torna negativa porque no estamos pudiendo cumplir con nuestras tareas como deberíamos y, literalmente, perdemos la noción de por dónde debemos continuar nuestro trabajo.

Como ya os contamos en  “Cómo gestionamos nuestro tiempo en Interlang”, encontrarse en una encrucijada de este tipo no es fácil, puesto que intervienen numerosos y diversos factores. En ese post os contamos cómo intentamos detectar aquello que realmente es “Lo urgente y lo importante”, así que nuestra misión de hoy es seguir avanzando en este camino, proporcionándote algunos “tips” que te ayudarán a detectar prioridades, cambiar objetivos y evitar la frustración durante el proceso.

Tómate un tiempo para establecer prioridades

Aunque los hábitos de trabajo van a cambiar mucho según el puesto que desempeñemos, en la mayoría de los casos es necesario que arranquemos el día haciendo un pequeño análisis del contexto. Con el calendario de trabajo delante, debemos establecer qué es aquello que no puede esperar a mañana y determinar cuáles son nuestros objetivos del día.

Los objetivos de máxima prioridad se deben abordar primero y el resto de tareas se irán cumplimentando en orden descendente de importancia.

 

Listas de tareas

Aquello que no puede esperar debe formar parte de una lista de tareas que creemos ex profeso para nuestro día. Crear una lista de tareas nos permitirá no perder de vista en ningún momento cual es nuestro objetivo, u objetivos, del día. Haz tu lista como te resulte más cómodo, los perfiles más digitales optarán por aplicaciones de móvil u otras herramientas/planificadores online, mientras que siempre habrá quién prefiera tirar de la tradicional agenda. Todo es válido si el objetivo es tener muy clara cual es nuestra lista de tareas del día.

Ordena por prioridad

Incluso dentro de tu lista de tareas prioritarias del día, debe haber un orden.  Diferencia entre aquellas que deberán salir sí o sí, y aquellas que de lograr sería un éxito, pero que en todo caso podrían esperar unas pocas horas más. Subraya las más importantes o marcalas con algún tipo de asterisco.

Incorpora la flexibilidad en tu día a día

Sólo podrás evitar la frustración si eres capaz de asumir cambios imprevisibles con cierta naturalidad. En muchas ocasiones tendrás que “colar” tareas que no te habías planteado a primera hora del día. Eso no debe asustarnos, siempre y cuando tengamos claro que se trata de cuestiones relevantes a solventar. En conclusión, deberemos ser flexibles y coherentes para ser capaces de gestionar eficazmente situaciones que impliquen cambios y, así, poder deshacer conflictos de prioridades.

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Intenta evitar dejar tareas a medio hacer

En todo caso, ser flexibles y adoptar cambios con cierta facilidad no debe conllevar a que dejemos un montón de tareas a medio hacer. Una tarea completada vale oro. En muchas ocasiones empezamos tareas que dejamos por otras y así sucesivamente, lo que provoca que acumulemos un montón de trabajo incompleto. Por ello, en la medida de lo posible, siempre deberemos intentar cambiar de una prioridad a otra, habiendo completado la que estaba en proceso.

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Ayúdate de una buena planificación

Tu calendario de trabajo debe ser una ayuda en tu día a día y no un enemigo. Para ello, es importante que planifiques tus tareas en función a un deadline realista. Hazte la pregunta, ¿Cuándo será posible que completes esa tarea? No calcules un tiempo con el que no podrás cumplir, eso solo provocará un problema a futuro.

Si efectivamente consigues que una tarea te lleve menos tiempo del esperado, porque, por ejemplo, hayas podido contar con ayuda, siempre podrás reorganizarte, recalendarizar tus tareas y avanzar. ¡Sin olvidar esa sensación maravillosa de saber que has hecho el trabajo antes de tiempo! Conclusión, ayúdate a motivarte y no a frustrarte.

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Visibiliza el estado de las tareas

Si formas parte de un equipo, visibilizar el estado de las tareas, proyectos y procesos en un calendario común, os ayudará a analizar las cargas de trabajo más rápidamente, evitando los cuellos de botella y optimizando el tiempo de todos.

Evita perder el tiempo en las reuniones

Muchas reuniones de Departamento se fijan con el objetivo de priorizar el trabajo pero acaban convirtiéndose en una pérdida de tiempo. En “Cómo hacer que una reunión sea efectiva” ya os comentamos algunas claves para lograr el éxito en las reuniones de trabajo: asignar un moderador de la reunión, establecer una agenda sin sorpresas, respetar el tiempo asignado, fijar deadlines para las tareas, hacer un acta de la reunión etc. Estas y otras consideraciones son muy importantes a la hora de hacerlas efectivas y lograr nuestros objetivos.

My tip for today…

Una dosis sana de frustración hasta puede llegar a ser de ayuda en la medida en la que nos impulsa  a tomar decisiones e incluso a ser más creativos. Lo importante es saber cómo afrontar nuestro trabajo para que lejos de estresarnos, podamos resolver con éxito nuestras prioridades, sin entrar en un estado de “alarma”. Preocuparnos y agobiarnos no ayudará en ningún caso a nuestra productividad, sino todo lo contrario. De hecho, en estrecha relación con esto, cada vez es más habitual que incluso desde el ámbito laboral nos acerquemos a prácticas de mindfulness, perfectas para tomar conciencia de uno mismo y despejar la mente.