¿Cómo hemos mejorado la comunicación en Interlang?

¿Te suena alguna de estas situaciones?

Situación 1 – Llamada:

Ring, Ring…

Cliente: Buenos días, quería hablar con Juanjo.

Yo: En estos momentos no está. ¿De parte de quién?

Cliente: Soy Peter, de RR.HH de XXX … Hace 1 semana que le envié un e-mail y aún no me ha contestado.

Yo: 😳 Le pido disculpas. Le paso recado para que se ponga en contacto con usted lo antes posible.

Situación 2: E-mail:

Cliente: Sólo para recordarte la revisión del presupuesto saludos Alfredo

Yo: 😕

¿Qué pasa cuando no transmitimos adecuadamente? La respuesta es conocida por todos, pues en alguna ocasión cualquiera hemos podido entender mal un e-mail (situación 2), malinterpretar un whatsapp, confundir un tono de voz, etc. y, probablemente, el mensaje que el emisor trata de transmitirnos, no nos haya llegado de manera adecuada por una mala comunicación o interferencias (ruidos) en la misma.

En Interlang,  la comunicación poco eficiente nos ha llevado a situaciones nada deseadas, como la expresada en la primera situación. En nuestro caso, no es que Juanjo no hubiera contestado a un e-mail en una semana, sino que trabajábamos con hasta 9 buzones y todos ellos compartidos con uno a varios de los compañeros. ¿Quién ha atendido el mensaje? La respuesta en ocasiones era todos o varios y en otras, desgraciadamente, ninguno.

Esos buzones compartidos eran toda la información de la que disponíamos en relación a todo lo que acontecía en Interlang (las reuniones tampoco se estilaban, así que eso era todo lo que teníamos, ¡buzones y más buzones!), lo que evidenciaba una muy deficiente comunicación interna.

Y en busca de la comunicación más eficaz…

  • Reestructuramos el sistema de buzones compartidos, dando un buzón personal a cada empleado desde el que gestionase todas sus tareas, sin implicación de los demás. Así mismo, y como ya hemos comentado anteriormente, se creó un protocolo para controlar el flujo de correos electrónicos innecesarios.
  • También comenzamos a utilizar herramientas de mensajería instantánea para evitar la saturación en la bandeja de entrada, los paseos gratuitos o los gritos de lado a lado de la oficina (que no es lo más ortodoxo cuando un compañero mantiene una conversación telefónica con un cliente).

  • Como muestra de una comunicación eficaz y también de un proceso de escucha activa, decidieron darnos la oportunidad de formarnos en Office 365 para manejar todas estas herramientas. Tras la migración de todos los gestores de correo de las empresas que forman parte del Grupo Herencia a Outlook 365, era el momento de exprimir al máximo todas las utilidades que Office 365 nos podía ofrecer.                                                                                                    Bajo mi punto de vista, la formación ayudó bastante a aquellos menos duchos en el manejo de herramientas ofimáticas y a otros, nos aportó posibilidades de mejorar diferentes aspectos de nuestro trabajo. Lo mejor de todo fue la aplicabilidad de lo aprendido, y es que nada más salir de la formación nos descargamos las aplicaciones que nos habían enseñado (empezando por Skype Empresarial) y vimos cómo emplearlas en nuestro día a día.

Como veis, la comunicación ha mejorado en todos los sentidos. Desde la participación de los jugadores en formaciones, hasta la implantación (ahora sí) de reuniones semanales, que nos han permitido conocer el trabajo de nuestros compañeros, hacer un seguimiento de la actividad de la empresa, enterarnos de los avances, novedades e, incluso, aplaudir los buenos trabajos si se da el caso.

En este sentido, hemos tenido que establecer igualmente un protocolo de reuniones (sí, ¡nos gustan mucho los protocolos!) para realizar una correcta gestión del tiempo  también en lo que a comunicación se refiere. En estas reuniones tratamos de poner en común, mediante una comunicación eficaz, el trabajo que cada unos desarrollamos (somos 12 y ¡el tiempo es oro!). Estas reuniones están programadas periódicamente desde principios de año (con el objetivo de no robar el tiempo sin previo aviso a nadie) y, sin lugar a dudas, están ayudando a optimizar el trabajo en equipo.

Además, estas reuniones nos están ayudando a mostrar empatía (cualidad por todos deseada pero no siempre conseguida…) pues ahora sí somos conscientes de que quizá los demás desarrollan tanto o más trabajo que nosotros.

En este cambio generacional, estamos poniendo en marcha todos estos aspectos para conseguir una comunicación fluida a todos los niveles. Creemos que, avanzando en nuestra partida casilla a casilla, vamos afianzando los pasos que nos están llevando a nuestra meta.

My tip for today…

La comunicación es la herramienta que tenemos para llegar a los demás. Es necesario que ésta sea lo más eficaz posible para evitar una mala gestión de los clientes, un mal ambiente laboral, etc. Practica la comunicación eficiente y experimentarás una mejora absoluta a nivel interno y externo en tu empresa.

 

“El mayor problema en la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar”.

George Bernard Shaw