Cómo gestionamos nuestro tiempo en Interlang: 4 claves fundamentales

En una partida de parchís intervienen diferentes elementos: jugadores, fichas, estrategia… Todos ellos actúan en la consecución de objetivos a corto plazo, como llegar al seguro más cercano, y en la obtención de objetivos a largo plazo, como introducir una de nuestras fichas en casa. La gestión del tiempo es esencial para llegar a estos objetivos antes que nuestros adversarios.

En Interlang, como en la mayoría de empresas españolas, los empleados teníamos unas larguísimas jornadas laborales con un único descanso (eso sí, de 2 horas) para comer. El descanso nos podría haber permitido disfrutar de la mundialmente conocida siesta española, sin embargo, la realidad era que comíamos en la oficina y reducíamos nuestro horario de descanso, alargando, aún más, nuestra jornada laboral. En mi caso, puedo asegurar que mi productividad a las 6 de la tarde caía en picado…

Por ello, he creído importante hablar en este primer post del tiempo, un recurso limitado que tenemos que exprimir al máximo para poder hacer todas las tareas diarias.

Con la llegada a Interlang de la nueva Dirección se han llevado a cabo muchos cambios al respecto, mejorando y estandarizando la jornada laboral de cada uno de nosotros e, incluso, animándonos a flexibilizar nuestro horario con breves ‘breaks’ o momentos más distendidos que no sólo nos han permitido mejorar nuestro rendimiento, sino que han conseguido mejorar el ambiente laboral y acercar a los miembros del equipo.

Apoyando estos cambios, y con el objetivo de ayudarnos a tener una mejor organización para el desarrollo de todas las actividades de nuestro día a día, desde la Dirección de Interlang se propuso a los empleados participar en una formación de gestión del tiempo.

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La formación no nos aportó un truco mágico ni nos incorporó elementos desconocidos para una correcta gestión del tiempo, sin embargo, denotó que muchas veces fijamos nuestra atención en cómo se deben realizar esas tareas, sobreponiendo la eficiencia por encima de la eficacia. Todos queremos lograr la perfección, pero en el trabajo es realmente imposible ya que, con el cada vez más común multitasking, es difícil hacer frente a tantas y tan diferentes tareas en el día. Debido a ello, se hace cada vez más necesario una correcta gestión del tiempo.

La intención de la formación fue facilitarnos las claves para organizar nuestro tiempo en el trabajo y, aunque quizá se centró más en un trabajo de campo de programación y planificación, aquí os dejo las cuatro claves que hemos puesto en práctica:

1. Eficacia y eficiencia

Una buena gestión del tiempo reside en el equilibrio entre eficacia y eficiencia: trabajar de forma eficaz y con la mayor eficiencia. Es evidente que siempre queremos desarrollar nuestro trabajo de la mejor manera posible (aunque en algunos casos la premisa es hacerlo lo más rápido y con el menor esfuerzo), sin embargo, llegar al detalle de todo es costoso y, en muchas ocasiones, innecesario. En este punto, hemos mejorado nuestro trabajo nivelando estos dos conceptos, eficacia y eficiencia, y liberándonos de la exigencia de la perfección.

2. Lo urgente y lo importante

Tendemos a atender lo urgente antes que lo importante (y permíteme la redundancia) hasta que lo importante se convierte en urgente.

Gestionar nuestro tiempo de manera correcta nos llevaría a tomar como prioridad lo importante, que en ocasiones también puede ser urgente, y dejar aquello que nos apremia para después, comenzando por lo inaplazable y dejando al margen todo aquello que pueda esperar.

En este caso, en Interlang se han creado diferentes protocolos de actuación como, por ejemplo, para el uso del correo electrónico. No todo lo que entra en la bandeja de entrada de nuestro gestor de correo tiene que ser atendido de manera inmediata; hay quehaceres importantes que tienen prioridad a las constantes urgencias (y no tan urgentes) que nos ‘spamean’ a diario.

3. Organización

La organización es una acción que cualquiera tiene capacidad de realizar, pero no todo el mundo lo hace adecuadamente.

La organización del entorno es fundamental, sobre todo, en nuestro lugar de trabajo, que debe estar limpio y ordenado. Esto que asumimos como obvio, resulta una tarea a veces imposible. Una mala organización del puesto de trabajo puede repercutir de manera directa en una menor productividad y una pérdida de tiempo constante en la búsqueda de elementos necesarios para el desarrollo de nuestro trabajo.

En este sentido, en Interlang se ha llevado a cabo una reestructuración de los puestos de trabajo para que el entorno facilite la interacción entre compañeros, así como la compartición de elementos comunes entre personas del mismo departamento.

– Planificación y programación. Es necesario hacer cada día una planificación de nuestras tareas, tener objetivos reales que alcanzar y fijar unas metas diarias. De igual manera, deben programarse esas tareas, tener un tiempo determinado para lograr un objetivo, fijar un límite para alcanzar la meta.

Estos dos conceptos son ineludibles en una adecuada gestión del tiempo, más si tenemos en cuenta que, según enuncia la Ley de Parkinson, el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización. Sin una programación, una tarea nos llevará tanto tiempo como tengamos para realizarla.

Por ello, yo cuento con una agenda que me ayuda a cumplir con mi programa diario y  posponer la mayor parte de tareas no planificadas. Asimismo, la agenda me permite evidenciar mis logros diarios, motivándome y acercándome a un sentimiento de satisfacción laboral.

4. Interrupciones e imprevistos. Los ladrones de tiempo

Son muchas las ocasiones en las que una buena organización, una correcta planificación y una agenda bien programada se ven relegadas debido a diversas interrupciones, bien sea por imprevistos del día a día (todos hemos recibido un correo o una llamada urgente que debe ser atendida de manera inmediata) o por interrupciones de nuestro entorno laboral: teléfono, reuniones imprevistas, compañeros, etc.

Es necesario identificar a estos ladrones de tiempo y combatirlos para evitar alargar nuestra jornada laboral o que nos impidan llevar a fin las tareas programadas en el día. Estos factores influyen de manera negativa en nuestro trabajo y debemos aprender a decirles ‘NO’. Por ello, debemos comenzar a no responder a todos los e-mails de manera inmediata, a no atender todas las consultas de nuestros compañeros cuando estamos inmersos en tareas TAR (tareas de alto rendimiento), a aceptar que quizá no podamos cumplir con una tarea que teníamos planificada y la debemos procrastinar (sí, esta es una de las pocas cosas que aprendimos tras 4 largas horas de formación…)

My Tip for today…

Planifica al final de tu día lo que vas a hacer al día siguiente. Ponte las tareas difíciles antes y así lo liviano lo terminas seguro 😊

 

 

“El cóctel para una buena gestión del tiempo consiste en cuatro partes de disciplina y una parte de improvisación”.

Félix Torán